日常管理及会务服务方案_解决方案_计划/解决方案_实用文档。日常管理及会务服务方案 第一节 管理服务流程 我们的服务提倡“以人为本”的人性化服务,以高素质的内部管理机制延伸出服 务的专业、快捷、高效、一流,简化服务工作的过程,每一位员工处处以“您所想到 的,

  日常管理及会务服务方案 第一节 管理服务流程 我们的服务提倡“以人为本”的人性化服务,以高素质的内部管理机制延伸出服 务的专业、快捷、高效、一流,简化服务工作的过程,每一位员工处处以“您所想到 的,我们将为您做好;您未想到的,我们将您做到。 ”为服务宗旨 服务流程图: 接待来访 管理组人员 接待来电 接待来函 管理人员记录 接待内容并填 写接待记录表 接待工作人员 将来电来访内 容告知责任部 门责任人 责任人采 取正确方 法处理 信息反馈至经理, 经 理采取有关措施, 加 强有关部门工作, 减 少工作中存在的问 题 对重大或重复 同类投诉及未 在时效内处理 的问题,上报 管理处主任 处理完毕至办公 室在管理处接待 记录表上签字 每月整理、汇总所 有接待工作,填写 接待工作统计表, 分析工作问题重 点、类别、涉及部 门等信息 管理员统一编号装 订每月接待工作处 理单、回访表 办公室管理人员回 访,并填写回访表, 第二节 会务服务 我司服务 XX 办公大楼已有多年, 而 XX 办公楼与 XX 物业公司所管理的一些政府部 门如:XX 在会务服务方式及管理标准等方面都存在许多共同点。本公司将凭借资源优 势和已积累的丰富而成熟的服务经验,遵循“服务以人为本”的理念,使 XX 局办公大 楼的会务服务体现出高水准的接待能力、服务水平。 以下为我公司针对 XX 局办公大楼的特点,制订的切实可行的会务服务方案: 1、服务中心专设会议接待员为贵单位提供会议接待服务。 2、服务中心接到 XX 局办公室秘书组、各处室电话、传真或书面会务通知后,根 据会务的要求通知会议接待员提前做好会务接待准备工作(根据会议人数的多少摆放 台签、桌椅、茶水、烟灰缸、餐巾纸等) 。 3、根据会议要求代做各式条幅、欢迎水牌、告示牌、会议会标等,并提前悬挂、 摆放到指定位置。 4、配置音响师,严格遵守音响设备操作规程,认真做好日常维护保养工作;会议 使用音响时,确保麦克风音量的适中。协助 X 局信息中心调试、使用视频会议设备。 5、根据会议要求,开设会议专梯,设专人开梯,运送与会人员直达会议室。 6、 根据召开会议的性质或难易程度, 物业服务中心将事先与 XX 局后勤服务中心、 办公室取得联系,尽可能了解会议的意图性质,为会议的召开准备提供相对应的会务 服务方式,以保证会议的顺利进行。 7、遇重要会议时,物业服务中心将提前与 XX 局办公室秘书组联系,详细了解会 议意图,根据召开会议的性质,会议前召开物业服务中心会议,为会议的召开准备相 应的会务服务方式如停车安排、电梯控制、座次牌摆放等,以保证会议的顺利进行。 会议前, 保洁员提前做好会议室卫生工作; 会议结束后, 保洁员及时将会场打扫干净, 保持会议室的整洁卫生。会议过程如有保洁需要,服务中心将安排专职保洁人员负责 会议的卫生服务。 8、会议过程接待员定时添加茶水(保密会议除外) 。 9、会议结束后,物业服务中心组织召开会议,对会议接待中成功的和不足之处进 行全面总结,为以后的会议接待积累经验。 10、当遇重大会议时,我们将利用公司人力支援共享的优势在其他服务中心加派 人手进行会议期间车辆疏导及安全防范工作。同时在保洁方面我们除了做好会前、会 后保洁工作外,在开会时将多加安排专人(会议接待管理员)在会场外以防需要。另 外针对会议期间人员流动频繁的特点, 在卫生间及公共区域安排保洁员进行专职保洁, 使这些区域保持清洁的环境。 11、会议接待员严格遵守保密制度,对会议中提及的各项内容不外泄、不宣扬。 会务方案可根据贵单位实际情况进行调整。 第三节 物品运送服务 根据贵局的要求,在日常的工作当中会涉及桶装水、物品运送的服务,对此,就我 公司对办公大楼的实际管理经验,我们将在以下方面予以操作: 一、送水服务 办公大楼内设置有桶装水饮水机 ,针对此种配置,我服务中心拟先对各办公室进 行专项意见调查,将对需求的办公室,进行详细登记,登记内容包括:房号、水品种、 所需水桶大小量等信息。服务中心办公室将根据此类信息适时安排人员进行操作。 设立送水电话,若哪个办公室需要,可即时通知物业办公室,报房间号,大桶或小 桶矿泉水,再由服务中心通知秩序维护领班送水上楼,并装入饮水机,装完好应在送水 记录本上签名登记并标明换水时间。 每个季度按实际送水量做出统计表,注明每个月大、小桶矿泉水共多少桶、单价、 总金额后开具发票,交由区国税局服务中心报帐。 我服务中心定期核查各办公室的送水时间,对于超过 15 天尚未饮用完的桶装水, 在征求所在办公室工作人员的同意后,及时更换旧水,以确保桶装水不因长期无人饮用 后细菌在内繁殖,避免造成饮水后身体不适。 为体现人性化周到服务,XX 在一楼大厅里专设了 1 台免费饮用的桶装水饮水机。针 对此,我服务中心工作人员每天加强巡视,不间断及时换上饮用水,保证正常供水,也 体现了我公司员工热情细致的服务风格。 我服务中心还要对楼内所有桶装水饮水机进行定期消毒清洗,并在饮水机身明显处 粘贴消毒记录卡,注明本次消毒时间,下次消毒时间,操作人员等,物业服务中心登记 备档,保证办公大楼工作人员的饮水卫生安全。 三、搬送、运送文件、办公用品 由需搬运的科室、办公室、城区局通知区局机关服务中心,由区局机关服务中心与 物业办公室联系协调。如数量较少的由我物业中心派工作人员搬运,如大批量搬运如整 车发票、大型大量办公桌椅等,我物业中心将协助联系搬家公司请专业搬运人员搬运, 搬家公司收取的费用由贵局另行支付。